Otomasyon neyi kazandırıyor, neyi kazandırmıyor

Otomasyon konuşulurken atlanan soru şu: bu işi otomatikleştirmek gerçekten kazandırıyor mu?

Cevap her zaman evet değil. Otomasyonun bir kurulum maliyeti var, bir de bakım maliyeti — kurallar değiştiğinde akışın da değişmesi gerekiyor.

Hesap basit

Bir işin otomasyona değip değmediğini üç sayı belirliyor:

1. 01
   Ne kadar sürüyor — tek seferde kaç dakika
2. 02
   Ne sıklıkla tekrarlıyor — günde, haftada kaç kez
3. 03
   Kuralı ne kadar net — istisnası var mı, insan kararı gerekiyor mu

İlk ikisi çarpıldığında aylık kayıp çıkıyor. Üçüncüsü ise otomasyonun kurulabilir olup olmadığını söylüyor: istisnası çok olan bir işi otomatikleştirmek, işi kolaylaştırmak yerine yeni bir kontrol yükü çıkarıyor.

En çok kazandıran işler

Deneyimime göre en net karşılık veren üç tür var:

• Veri taşıma — bir sistemden alıp diğerine yazmak. Kuralı net, istisnası yok.
• Bildirim — bir şey olduğunda birine haber vermek. Kaçırıldığında pahalı, otomatikleştirildiğinde ucuz.
• Düzenli rapor — her ay aynı tabloları birleştirmek. Sıkıcı olduğu için de erteleniyor ve erteledikçe birikiyor.

En az kazandıran işler

• Ayda bir yapılan işler — kurulum maliyeti geri dönmüyor
• İstisnası çok olan işler — her istisna için kural yazmak, işi elle yapmaktan uzun sürüyor
• İnsan kararı gerektiren işler — otomasyon karar veremiyor, sadece kararı uyguluyor

Nereden başlanır

Bir hafta boyunca tekrar ettiğin işleri not et. Genellikle üç beş madde çıkıyor ve biri diğerlerinden belirgin şekilde pahalı oluyor. O tek işten başla.